Schorsing of intrekking van certificaten

Deze procedure is opgesteld om in voorkomende gevallen een transparant proces voor schorsing of intrekking van certificaten te waarborgen.

De volgende definities zijn van toepassing:

Schorsing: Tijdelijke ongeldig verklaring van een certificaat 

Intrekking: Definitieve ongeldig verklaring van een certificaat 

Opstarten van de procedure voor schorsing of intrekking 

Keurmerk Improve360 kan overgaan tot schorsing in onder meer de volgende situaties:

1. Het gecertificeerde managementsysteem heeft structureel en in ernstige mate gefaald om aan de certificatie-eisen te voldoen, bijvoorbeeld:

• Het management reageert niet adequaat op vastgestelde non-conformities;
• Het managementsysteem vormt geen afspiegeling van de huidige organisatie en processen, bijv. als gevolg van veranderingen, overnames, diversificatie etc.;
• Het managementsysteem is voor een groot deel (nog) niet geïmplementeerd.

1. Inspectie-audits en her-certificatie-audits kunnen door toedoen/nalatigheid van de klant niet worden uitgevoerd volgens de vereiste frequentie of planning;
2. De voorwaarden van de afgesloten certificatie-overeenkomst worden niet nageleefd, bijvoorbeeld:

• Niet-betaling van verschuldigde vergoedingen;
• Onjuist gebruik van het certificatie beeldmerkmerk en/of onjuiste verwijzing naar certificatie

1. De klant heeft een verzoek tot vrijwillige schorsing ingediend
2. Er is bewijsmateriaal ontvangen van autoriteiten etc. dat van invloed kan zijn op de status van het certificaat, bijvoorbeeld:

• Bewijs dat een of meerdere voor het gecertificeerde managementsysteem gestelde eisen uit wet- en regelgeving niet worden nageleefd;
• Bewijs dat er sprake is van een niet-effectief managementsysteem in geval van ernstige incidenten/ongelukken.

Het bestuur en de adviescommissie van het Keurmerk Improve360 dat het certificaat heeft verstrekt zullen een besluit nemen over de te nemen maatregel(en) op basis van een zorgvuldige beoordeling en afweging van het bewijsmateriaal. Indien besloten wordt tot schorsing over te gaan zal de onderstaande procedure worden gevolgd. 

Schorsing van een certificaat is normaal gesproken de eerste stap en wordt gevolgd door intrekking indien het geconstateerde probleem niet binnen de gestelde termijn wordt opgelost. Afhankelijk van de ernst van het probleem kan Keurmerk Improve360 ook besluiten om tot onmiddellijke intrekking van het certificaat over te gaan. 

Waar het falen van het managementsysteem betrekking heeft op een specifiek onderdeel van de organisatie, specifieke producten etc., kan Keurmerk Improve360 ook een beperking van de scope van certificatie overwegen als alternatief voor schorsing. 

Keurmerk Improve360 kan er ook voor kiezen om de klant in eerste instantie alleen een waarschuwing te geven dat schorsing wordt overwogen. 

Schorsing 

Het besluit tot schorsing van een certificaat zal schriftelijk aan de klant worden meegedeeld. Deze brief zal tenminste de volgende informatie bevatten:

• Een verklaring over het besluit tot schorsing van het certificaat met daarin onder meer een nauwkeurige beschrijving van de situatie, onderbouwing en verwijzing naar objectief bewijsmateriaal;
• Het recht om te reageren op en in beroep gaan tegen de beslissing. Er geldt een termijn van 10 werkdagen voor het indienen van schriftelijke reacties en beroepen. Een beroep kan worden ingediend via de klachtenprocedure;
• Ingangsdatum van de schorsing (i.e. gewoonlijk is dit de ontvangstdatum van de brief);
• Voorwaarden en uiterste termijn voor vereiste acties om de schorsing op te heffen en consequenties indien toereikende acties uitblijven;
• De door Keurmerk Improve360 gehanteerde methoden ter opvolging om te verifiëren dat aan de voorwaarden is voldaan en de noodzakelijke correctieve acties zijn geïmplementeerd;
• Een verklaring dat het certificaat ongeldig is gedurende de schorsing en dat het gebruik van alle vormen van reclamemateriaal waarin verwezen wordt naar de certificatie van het managementsysteem gedurende de periode van schorsing niet is toegestaan;
• Een verklaring dat zowel de klant als Keurmerk Improve360 alle personen die hiernaar vragen zullen informeren dat het certificaat geschorst is.

Opvolging 

Keurmerk Improve360 zal verifiëren of aan de voorwaarden voor opheffing van de schorsing is voldaan en de vereiste correctieve maatregelen zijn geïmplementeerd. Afhankelijk van deze verificatie zal Keurmerk Improve360 ofwel:

• Een positief oordeel uitspreken, de schorsing opheffen en het certificaat geldig verklaren;
• Een negatief oordeel uitspreken op grond van het feit dat de problemen die aanleiding gaven tot schorsing niet zijn opgelost. Deze situatie zal normaal gesproken leiden tot een definitieve intrekking van het certificaat (zie hieronder).

In beide gevallen zal de klant per brief van de uitslag op de hoogte worden gesteld. 

Intrekking 

Tot intrekking van het certificaat zal worden overgegaan indien:

• De klant niet voldoet aan de voorwaarden voor opheffing van de schorsing;
• Schorsing niet als een adequate maatregel wordt beschouwd.

Het besluit tot intrekking van een certificaat zal schriftelijk aan de klant worden meegedeeld inclusief de volgende eisen:

• Beëindigen van het gebruik van het certificatiebeeldmerk en iedere vorm van verwijzing naar certificatie;
• Retourneren van het certificaat en kopieën van het certificaat aan Keurmerk Improve360. De klant heeft het recht tegen deze beslissing in beroep te gaan. Een beroep kan worden ingediend via de klachtenprocedure.